Information nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung
In der EU-Datenschutz-Grundverordnung ist im Artikel 1 festgelegt, dass diese Verordnung für den Schutz natürlicher Personen geschaffen wurde.
In der Regel sind meine/unsere Kunden nur juristische Personen außer in der Dienstleistung "Thermografie". Dort werden auch Kontrakte mit natürlichen Personen geschlossen.
Trotzdem wollen wir Sie als Interessenten über jene Daten informieren, welche in meiner/unserer Kunden-/Vertriebsdatenbank gespeichert sind.
Die Verwaltung unserer Vertriebsdatenbank wird mit dem System Microsoft Access durchgeführt. Dort speichern wir folgende Informationen:
- Name des Kunden bzw. des Adressaten in der Schreibweise wie wir sie dem jeweiligen Impressum, den öffentlichen Mitgliederlisten der Verbände, dem Schriftverkehr bei natürlichen Personen bzw. den amtlichen Telefonbüchern entnehmen können
- Adressdaten aus denselben Quellen
- Name, Vorname und Funktion des jeweiligen Ansprechpartners mit Zuordnung zur Abteilung (wenn bekannt)
- von der Firmenadresse abweichende Adresse (falls zutreffend)
- Telefondurchwahl, Mobiltelefonnummer und Mail-Adresse (wenn bekannt.)
Diese Daten werden vor Mailingaktionen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Überholte Daten werden ersatzlos gelöscht.
Ferner speichern wir im Auftragsfall die gesamte projektspezifische Kommunikation und sämtliche projektspezifischen Daten in Verzeichnissen mit individuellem Zugriffsrecht auf unserem Datenserver. Diese Daten werden zyklisch automatisch gesichert. Diese Sicherungsmedien werden nach dem Kopierprozess außerhalb unseres Serverraumes offline verwahrt.
Während der Projektlaufzeit speichern wir die Namen der Ansprechpartner mit der Telefonnummer und der Mailadresse im Adressbuch unseres Mailprogrammes. Nach Projektabschluss werden die projektspezifischen Daten auf einen externen Datenträger ausgelagert und für 5 Jahre aufbewahrt; die Adressen in den Adressbüchern des Mailprogrammes werden gelöscht.
Am Jahresende werden die ausgelagerten Daten überprüft und nach dem Ablauf der 5 Jahre unrekonstruierbar gelöscht.
Eine Weitergabe der Inhalte unserer Vertriebsdatenbank erfolgt grundsätzlich nicht. Projektspezifische Daten werden nur mit dem Auftraggeber ausgetauscht. Wird vom Auftraggeber in Ausnahmefällen angeordnet bestimmte projektspezifische Daten an Dritte abzugeben, so wird dieser Anordnung Folge geleistet. In einem solchen Fall erhält der Auftraggeber eine Kopie der abgegebenen Daten.
Wenn Sie uns auffordern Sie über gespeicherte Daten zu Ihrer Person zu informieren (per Brief, Fax oder Mail (siehe Kontaktdaten)), erhalten Sie diese Daten als pdf-Datei zeitnah nach der Kenntnisnahme Ihrer Anfrage an die von Ihnen genannte Mailadresse, sofern wir über Sie Daten in unseren Systemen haben. Andernfalls erhalten Sie eine entsprechende Nachricht, dass zu Ihrer Person keine Daten in meinem/unserem Büro gespeichert sind.